企業(yè)管理軟件的“漸進(jìn)式實施方法”

　　 隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)管理軟件技術(shù)上的不斷成熟，越來越多的企業(yè)開始在不同層次上應(yīng)用企業(yè)管理軟件。但應(yīng)用的成功率較低或效果不佳，是長期困擾人們的一個重要問題。原因并不在于軟件的功能或性能上有什么缺陷，而是軟件的使用上不夠合理。這里說的企業(yè)管理軟件，當(dāng)然不只是單一功能模塊的簡單使用，而是至少包括包括庫存、采購、銷售、生產(chǎn)計劃在內(nèi)的整體應(yīng)用，需要企業(yè)不同部門相互配合、有效協(xié)作，才能通過管理信息系統(tǒng)更好地完成企業(yè)經(jīng)營中的各個事項的處理。這樣對于信息化基礎(chǔ)較弱的企業(yè)來說難度較大，如果簡單采取傳統(tǒng)的實施方法，一般效果都不夠理想，本人在實踐中，結(jié)合具體企業(yè)的實際情況，提出了“漸進(jìn)式實施方法”，有效地解決了系統(tǒng)實施中的部分問題。為了敘述方便，本文以下將“使用企業(yè)管理軟件而建立的計算機(jī)管理系統(tǒng)“簡稱為“電腦系統(tǒng)“。

一、系統(tǒng)實施過程中存在的主要問題

　 企業(yè)管理軟件的實施一般可分為系統(tǒng)調(diào)研、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、模擬運行或并行、切換實施、改進(jìn)完善等幾個階段。其中，認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，作好充分的可行性分析，摸清情況是十分必要的，在此基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是整理基礎(chǔ)資料，以便進(jìn)行初始化和模擬運行，經(jīng)過使用部分真實業(yè)務(wù)模擬運行，確認(rèn)軟件的相應(yīng)功能確切有效后，開發(fā)進(jìn)行并行運行階段，并行是指原有手工系統(tǒng)照樣工作，同時在系統(tǒng)同步完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理，以證實系統(tǒng)運行結(jié)果是否正確可靠，之后再逐步將各個模塊切換至單軌狀態(tài)。在管理基礎(chǔ)較好、人員素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)較為規(guī)范的企業(yè)或者大批量、單一產(chǎn)品生產(chǎn)的特點為企業(yè)，如果上述步驟能夠步步落實，成功的可能性較大，而一些相對管理基礎(chǔ)薄弱、人員素質(zhì)不是太高、產(chǎn)品以多品種、多規(guī)格、多型號為主的企業(yè)，這種方法存在多方面的問題在實際中難以解決，尤其是一些中小企業(yè)，企業(yè)管理軟件實施的成功率就很低，如果我們要求企業(yè)先進(jìn)行“業(yè)務(wù)流程重組”和規(guī)范化管理時，他們往來會說：“正是因為原來管理不規(guī)范才需要用軟件的，否則，還用電腦和軟件干什么！”，當(dāng)然，不斷學(xué)習(xí)、加強(qiáng)培訓(xùn)、提高認(rèn)識還是極其重要的，但有效的實施結(jié)果，才是最有說服力的，才可以直接提高企業(yè)人員加深對企業(yè)管理軟件的認(rèn)識和提高信心。對實施過程中的主要問題，有針對性地采取有效的措施，往往可以達(dá)到事半功倍的效果。

（一）“初始化”工作量過大：
初始化的任務(wù)主要是整理并輸入基礎(chǔ)資料和初始余額。由于下列種種原因，導(dǎo)致初始化工作量過大，以致于不能按計劃完成，經(jīng)常嚴(yán)重影響企業(yè)管理軟件實施的順利進(jìn)行。
1、企業(yè)的貨品多品種、多規(guī)格型號、單件價值小而數(shù)量繁多。 這種特點，給初始化工作中的很多內(nèi)容帶來了更多的工作量和較大的難度。
2、庫存賬實不符，余額不確切。 原有手工實物賬賬實不符，沒有正確的結(jié)存余額，如需要正確的結(jié)存余額就要進(jìn)行庫存盤點。而進(jìn)行盤點在業(yè)務(wù)繁忙、人手不足的情況下難以完成。
3 、動態(tài)存貨。 除庫存結(jié)存余額以外，要想獲得準(zhǔn)確的初始余額，還有生產(chǎn)過程中正在使用的原材料、半成品、已訂貨尚未到貨的在途材料等。存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)越多，通過盤點獲取初始余額的難度就越大。
4 、人力不足。業(yè)務(wù)人員已定崗定員，每個職位的業(yè)務(wù)人員只少不多，又無法因電腦系統(tǒng)實施而使用臨時人員。所以在軟件實施過程中，一旦工作量加大就無法完成。而初始化工作量在個別崗位會增加到原來幾倍。實際中，還存在著增加工作量不增加報酬等矛盾，情況較為復(fù)雜。還有個別崗位人員不能勝任等問題等。
5 、基礎(chǔ)資料不完整�；�礎(chǔ)資料主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、存貨分類、存貨目錄、會計科目、產(chǎn)品技術(shù)資料等。往來因為一些基礎(chǔ)資料不夠準(zhǔn)確完整，責(zé)任界限又不十分清楚，經(jīng)常導(dǎo)致實施計劃不能按時完成。如存在一物多名、一名多物等現(xiàn)象。
6 、基礎(chǔ)工作不規(guī)范。企業(yè)業(yè)務(wù)處理程序不嚴(yán)格，手續(xù)不健全，甚至業(yè)務(wù)記錄不完整，而企業(yè)管理軟件只能按照規(guī)范的程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，不可能有太多的靈活，使軟件服務(wù)商疲于應(yīng)付業(yè)務(wù)人員提出的各向落后業(yè)務(wù)處理方式靠攏的各種要求。業(yè)務(wù)人員由于缺乏規(guī)范業(yè)務(wù)處理的習(xí)慣反而覺得使用軟件束縛手腳，長期不能適應(yīng)。
7 、結(jié)果：初始化長期不能完成。由初始化工作量過大、個別事項難度過大，使得初始化工作長期不能按要求完成。致使企業(yè)慢慢喪失了對電腦系統(tǒng)熱情和興趣，項目實施因此很可能不了了之，而企業(yè)經(jīng)歷了一次這樣一次打擊后，重新振作起來，下決心再次實施管理軟件，恐怕至少要兩三年以后了。

（二）“并行”成為沉重的負(fù)擔(dān)和無意義的事后處理
并行是指手工系統(tǒng)與電腦系統(tǒng)同步完成業(yè)務(wù)處理，因為仍然延用原用辦法、程序來完成業(yè)務(wù)活動，所以所謂并行是不平等的，是以原有手工系統(tǒng)為主的，這樣就使電腦系統(tǒng)的處理成為了事后的數(shù)據(jù)錄入，根本對實際業(yè)務(wù)沒產(chǎn)生影響。
并行方式的本意是想讓電腦系統(tǒng)跟在手工系統(tǒng)后面，從而檢驗電腦系統(tǒng)的運行結(jié)果是否正確。如查某公司開發(fā)的企業(yè)管理軟件從來沒有在實際中用過，不知道是否能產(chǎn)生正確的結(jié)果，那么這種作法是無可指責(zé)的，然而事實是，很多軟件已在實際中多次成功應(yīng)用，還要長時間并行，這又是為什么了呢。實際上，并行方式的采用，是源于對電腦系統(tǒng)的不信任或者是對操作人員使用能力的不信任。這種不信任，大降低了應(yīng)用的成功率。比如一個人坐著轎車去旅行，由于此缺乏對轎車或司機(jī)的信任，道路遇有不平，車子顛簸，此人便下車前面步行，讓車子跟在后面“并行”，以檢驗車子是否能和他步行一樣正確到達(dá)目的地。軟件實施中的“并行”與此人的行為是完全一樣的，不知此人如果乘坐是飛機(jī)的話該怎么辦。

在“并行”過程中，主要會產(chǎn)生以下幾個方面的影響：

1 、工作量加倍

需要

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